We leven steeds meer online en ik doe daar zelf het hardst in mee. Ik hou er vooral van om blogs af te struinen, op zoek naar interessante artikelen. Waar ik een beetje een zwak voor heb, zijn de productiviteit blogs. Eigenlijk vooral omdat ze zo waardevol (kunnen) zijn. Echter, over dit onderwerp is inmiddels zo veel geschreven, dat ik soms door de bomen het bos niet meer zie. Dus ik was bij mezelf aan het denken; wat heb ik tot dusver geleerd? Wat breng ik zelf in de praktijk? Hieronder 5 technieken / bronnen die ik meeneem in mijn dagelijks leven, waarvan ik absoluut de meerwaarde ondervind:
- Getting Things Done – Het boek
- Evernote
- To-do apps
- Pomodoro technique
- De scanner
1. Getting Things Done – Het boek
Eigenlijk alle technieken en blogs die worden geschreven, zijn gebaseerd op de filosofie van David Allen. In zijn boek Getting Things Done, legt hij uit hoe je ‘een geest als water’ kunt creëren, door alle losse eindjes die in je hoofd rondspoken in een systeem een vast plekje te geven. Zodat het uit je hoofd is en dus ook niet meer op de meest onverwachte momenten naar boven komen. Hoewel de manier van implementeren zoals David hem voorstelt erg ver gaat, is de gedachte erachter heel erg sterk. Dus hoe je dit implementeert, is geheel vrij te bepalen, maar dit is zeker een aanrader om eens te lezen en voor jezelf te bepalen wat je hiervan in de praktijk kunt meenemen. het heeft mij in ieder geval veel geholpen.
2. Evernote
Een applicatie die eigenlijk niet in je dagelijks (werk)leven mag ontbreken, is Evernote. Dit programma is een soort digitaal scrapbook waar je alles wat je online of offline vindt een plekje kunt geven, in verschillende notitieboeken. Ik gebruik dit vooral als naslagwerk. Recepten, bladmuziek, interessante artikelen. Alles probeer ik hier in op te slaan, zodat deze leuke, interessante en vaak waardevolle informatie en inspiratie die ik tegenkom niet verloren gaat. Ook leuk om dan af en toe weer eens door te bladeren en die vergeten dingen weer tegen te komen.
3. To-do apps
Hier zijn er tientallen van en iedereen heeft wel een voorkeur voor een ander programma. Eigenlijk doet het er niet zo toe welk programma je kiest, je zult zelf moeten ontdekken welk programma het beste bij je wensen past en dat kan eigenlijk alleen maar door ermee te spelen. Zelf ben ik inmiddels aan het spelen met Things, omdat dit me heel duidelijk de mogelijkheid biedt om projecten weer onder te verdelen in ‘area’s of interest’. Relatief dure applicatie, maar.. met een beetje productiviteit heb je dat er zo weer uit 😉 Het gebruiken van dergelijke apps maakt in ieder geval vast onderdeel uit van mijn werkpatroon. ’s Ochtends loop ik mijn verschillende projecten door en bepaal dan hoe mijn dag eruit gaat zien.
4. Pomodoro technique
De tomaat. Ook wel een Pomodoro. Dit is geen applicatie, maar techniek, die ervan uitgaat dat je het productiefst werkt in blokken van 20 – 40 minuten. Je schrijft aan het begin van de dag je taken op voor die dag, in volgorde van prioriteit. Vervolgens zet je de Pomodoro Timer, die je na 25 minuten de mogelijkheid geeft om een korte of een lange pauze te nemen. Na elke Pomodoro neem je 5 minuten pauze, na elke 4 Pomodoro’s neem je een half uur pauze. Je stopt pas met een taak nadat deze geheel is uitgevoerd. Kan er een minuutje naast zitten hier en daar, maar dit is wel de essentie. Ik zal eerlijk zijn. Dit heb ik een aantal keer geprobeerd en werkt heel prettig. Echter, wanneer je een heleboel kleine taakjes hebt wordt deze manier van werken een beetje omslachtig in mijn ervaring. Binnenkort – als ik aan 3 of 4 projecten werk in plaats van 15 – dan ga ik dit nog een keer uitproberen.
5. De scanner
Last but not least, de scanner. Veel mensen zweren hier al bij, waardoor ik dacht; dat moet ik ook maar eens proberen. Scanner geregeld, en mijn eerste stapeltje post ingescand en in een vaste mappen structuur op mijn laptop geplaatst. Ik moet zeggen; dit bevalt me echt uitstekend. Dit scheelt zo veel troep in je huis, als je al het papier kunt weggooien als het eenmaal in je digitale archief zit. En zo veel werk is het niet. Ongeveer evenveel als wanneer je er met een perforator 2 gaatjes in moet maken zodat je dit in een map kunt plaatsten. Een absolute aanrader.
Foto door Frankie Roberto
